فرایند دسترسی اسناد کشور پس از ۵۰ سال اصلاح شد

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، خسرو طالب زاده در تشریح عملکرد معاونت اسناد در سال ۹۹ عنوان کرد: «سازمان اسناد و آرشیو ملی سابقه ۵۰ ساله دارد، که ۳۰ سال آن یعنی تا سال ۱۳۸۲ در قالب سازمان اسناد سپری و از سال ۱۳۸۲ با کتابخانه ملی ادغام شد و در قالب معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه یافت.»

اصلاحات در فرایندها و ساختار معاونت اسناد

وی افزود: «بر این اساس، ۵۰ سال پیشینه سازمان اسناد می‌طلبید که در ساختار، فرایند و اهداف آن تجدیدنظر شود. به همین منظور سال گذشته با بررسی، گفت‌وگو، مشورت با صاحب‌نظران و مدیران گذشته، این برنامه ریزی به منظور اصلاحات در فرایندها و ساختار صورت پذیرفت تا بتوان با اجرای راهکارهای جدید و راهبرد نوین، ایده جدیدی در فعالیت‌های معاونت شکل گیرد.»

طالب زاده تصریح کرد: «نکته قابل توجه که در ابتدا به نظر می‌آید این است که میان ورودی و خروجی اسنادی معاونت تناسب و توازنی وجود نداشت، یعنی حدود چهار میلیون و ۲۰۰ هزار پروند اسنادی طی ۵۰ سال جمع آوری شده بود که فقط حدود ۸۰۰ هزار پرونده اسنادی قابل دسترسی بود و پرونده‌های دیگر که حدود سه میلیون و ۴۰۰ هزار پرونده بود قابل دسترسی نبوده است.»

وی افزود: «در این زمینه اصلاحاتی در فرایندها انجام گرفت تا این دسترسی‌ها برای همه افراد با رعایت مقررات و طبقه‌بندی اسناد میسر شود و مخاطبان و ذی‌نفعان بتوانند از بیشتر اسناد موجود در سازمان بهره‌برداری کنند. برای این منظور در فرایندها بازنگری صورت پذیرفت و سطح ارائه خدمات از برگ و پرونده؛ به برگ، پرونده، ردیف و مجموعه گسترش داده شد. یعنی از این پس چهار نوع خدمت به مردم، محققان و پژوهشگران ارائه می‌شود. البته برخی اسناد به دلیل محدودیت‌های قانونی همچنان غیرقابل دسترس است.»

طالب زاده تصریح کرد: «نکته بعدی در این اصلاحات این بود که مخاطبان معاونت اسناد در خلال ۵۰ سال گذشته بیشتر مورخان و سند پژوهان بودند که البته نتایج مفیدی در برداشته، این در حالی است که یک درصد اسناد از تمامی اسناد به اسناد ارزشمند و تاریخی اختصاص دارد و ۹۹ درصد اسناد، اسناد مربوط به نهادهای اجرایی و دولتی و حکومتی مدیریت کشور است، به عبارتی، اگر می‌گوییم آرشیو ملی یا حافظه ملی، بخش قابل توجه آن یعنی حدود ۹۹ درصد این حافظه ملی، مربوط به تجربه زیسته و دانش ضمنی مدیریت و برنامه‌ریزی کشور است.»

راه اندازی «شبکه اسناد مدیریت» (شام)

وی ادامه داد: «همانگونه که به طور طبیعی هر مدیری از آرشیو اداره و سازمان خود در فرایند تصمیم سازی و برنامه ریزی استفاده می‌کند، در یک مقیاس بزرگتر، اسناد آرشیو ملی باید چنین کارکردی داشته باشد تا تمامی مدیران کشور بتوانند از آرشیو ملی در فرایندهای تصمیم سازی، برنامه سازی و تعیین راهبرد استفاده کنند. آرشیو ملی باید پشتیبان نظام تصمیم‌سازی و برنامه‌ریزی کشور باشد.»

طالب زاده گفت: «در این ۵۰ سال، گسستی میان نظام مدیریتی و بدنه اجرایی کشور و مرکز اسناد رخ داده بود که سعی شد این گسست برطرف شود، براین اساس طرحی با عنوان طرح (شام) «شبکه اسناد مدیریت» عملیاتی شد که با چندین نهاد دولتی و عمومی هماهنگی و برنامه ریزی شده است تا کل اسناد مربوط به این نهادها فهرست نویسی و تنظیم و توصیف اسناد شود، و پس از اسکن، در قالب یک نرم افزار به آنها بازگردانده می‌شود.»

وی ادامه داد: «مهمترین تحول در نظام ارتباطات و اطلاعات، این است که نظام تمرکزگرا و مستقل جای خود را به نظام شبکه‌ها و پلتفرم‌ها داده است، یعنی مهم و اساسی این است که تمام دستگاه‌های دولتی و مراکز اسنادی کل کشور در یک شبکه و پلتفرم بتوانند با همدیگر داد و سند اسنادی و اطلاعاتی داشته باشند و همه بتوانند از محتوای این اسناد بهره‌برداری کنند. این راهبردی نوین است که از نظام تمرکزگرا به سمت نظام شبکه اسنادی پیش می‌رود، برای این منظور باید تعریف سند از سند به عنوان منبع و مرجع مطالعات و پژوهش‌های صرف تاریخی به سمت سند به عنوان سند توسعه گسترش و تحول و ساختار معاونت اسناد در این جهت تغییر راهبردی یابد.»

طالب زاده عنوان کرد: «نکته سوم این است که دیگر مسئله مالکیت و مکان سند اهمیت راهبردی ندارد و نباید مانع دسترسی به محتوی یا فراداده‌های سند شود. سند در هر جایی و در مالکیت هر فردی که باشد، معاونت اسناد باید بتواند به آن دسترسی مناسب داشته باشد.»

برنامه ریزی در اجرای طرح سند به مثابه وثیقه با همکاری بانک‌ها

وی ادامه داد: «به همین منظور مفهوم مدیریت اسناد باید به مفهوم حمکرانی اسناد ارتقاء یابد، زیرا مدیریت اسناد محدود و مخصوص درون سازمان و محیط سازمانی است، اما قلمرو حکمرانی اسناد محدویت جغرافیایی و مالکیتی ندارد و در هر خانه و سازمان‌ و نهادی که باشد معاونت اسناد باید برنامه‌ای داشته باشد که داده یا فراداده آن دسترسی داشته باشد و ارائه خدمت کند.»

طالب زاده تصریح کرد: «به همین منظور طرح سند به مثابه وثیقه با همکاری بانک‌ها برنامه‌ریزی و پیگیری می‌شود تا بانک‌ها با همکاری کارشناسان و ارزیابی معاونت اسناد، اسناد در اختیار مردم و گنجنیه‌داران شناسایی و در ازای آن وام پرداخت شود. بنابراین مهم این است که به روش شبکه‌ای و پلتفرمی، تمامی اسناد کشور شناسایی شوند تا بتوان آرشیو و حافظه ملی را هم در بخش اسناد ارزشمند و تاریخی و هم در بخش اسناد مدیریت کشور تقویت و گسترش داده شود.»

وی خاطرنشان کرد: «از سوی دیگر و به منظور اصلاح ساختارها مهمترین رویه و خط مشی که در سال ۹۹ عملیاتی شد اصلاح رویه‌های اجرایی بود. به عنوان نمونه، کارهای پرهزینه و کم تاثیری که وجود داشت مانند برگ‌شماری در مرحله پیش آرشیو که اصلاح و حذف شد، همچنین تفکیک میان پیش آرشیو و آرشیو حذف شد و با یکپارچه سازی مخازن، این روند مدیریتی آن اصلاح شد، و هم اکنون تمامی مخازن به صورت یکپارچه مدیریت می‌شود.»