فرآیند مستندسازی اسناد برای مراکز استانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی بهبود یافت

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مهستی ابوذرجمهری رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی با بیان این مطلب گفت: وظیفه اصلی اداره مستندسازی داده‌های اسنادی دفتر توصیف و پردازش اسناد، مستندسازی مطابق با آخرین استانداردهای جهانی است و در ۶ حوزه موضوع، نام تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان، نام شخص (رجال) و عنوان قراردادی فعالیت می‌کند.

وی ادامه داد: فعالیت اصلی این گروه شامل ایجاد مستند، ویرایش مستندات بانک و اصلاح نمایه در کاربرگه نمایه سازی (فراخوان) و تهیه شیوه نامه‌های لازم در زمینه مستندسازی اسناد است.

ابوذرجمهری تصریح کرد: گستره فعالیت مستندسازی، شامل تنظیم و توصیف اسناد متنی و دیداری شنیداری است. بنابراین اگر پیشنهادی تصویب شود، به ‌صورت مستند شده وارد بانک «رسا» می‌شود و در صورتی که قابلیت مستند شدن نداشته باشد به اطلاع پیشنهاد دهنده خواهد رسید.

وی ادامه داد: بخش دیگر فعالیت این گروه، اصلاح نمایه‌ها در کاربرگه‌های نمایه‌سازی است که به اصطلاح «فراخوان نمایه» گفته می‌شود و فعالیت سوم، به روز کردن و تکمیل اطلاعات نمایه‌های موجود در بانک «رسا» است تا سایر اسناد و اطلاعات تکمیلی به اطلاعات قبلی اضافه شود.

ابوذرجمهری تصریح کرد: این گروه بنا به ضرورت به برگزاری کارگاه‌های آموزشی نیز اقدام می‌کند که از جمله آنها می‌توان به برگزاری دو نوبت کارگاه آموزشی در سال جاری به‌مناسبت هفته جهانی آرشیو اشاره کرد.

وی ادامه داد: تهیه دستورالعمل‌های مستندسازی نیز یکی دیگر از فعالیت‌های این گروه است که در کنار فعالیت اصلی صورت می‌پذیرد و هدف از آن هماهنگی کامل مطابق با آخرین استانداردهای جهانی مستندسازی است و البته بومی سازی‌هایی که براساس فرهنگ و نیاز کشور ضروری به‌نظر می‌رسد.

ابوذرجمهری عنوان کرد: در چهار ماهه سال جاری یعنی از ابتدای شروع سال کاری تا پایان تیرماه، تعداد ۱۷۳۱ ایجاد مستند و ۳۳۳ ویرایش مستندات بانک انجام شده است.

وی ادامه داد: همچنین کارگاه آموزشی در هفته جهانی آرشیو در دو نوبت با محوریت مستندسازی نام اشخاص، نام تنالگان، ساخت موضوع، نام جغرافیایی و عناوین قراردادی به‌صورت آنلاین برگزار شد.

ابوذرجمهری خاطرنشان کرد: در راستای بهبود مستمر فرآیند مستندسازی، مقرر شد که دسترسی به سبد مجازی برای مراکز استانی تعریف شود تا رکوردهای دارای پیشنهادات کلیدواژه را به سبد مجازی مستند - مدیر ارسال کنند. همچنین رویه سابق تهیه اسکن از کل صفحات یک پرونده و ارسال آن برای گروه مستندسازی تعدیل یافته و صرفا به تهیه اسکن از صفحه ای که حاوی نمایه پیشنهادی است با شروط خاص اکتفا شود.