مدیریت دانش و بهینه سازی فرایند سازمانی اولویت اقدامات اداره‌کل امور اداری و پشتیبانی

به گزارش روابط عمومی و امور بین الملل سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی، این سازمان بی نظیر در وزارت آموزش و پرورش به عنوان مهم‌ترین رکن دستگاه تعلیم و تربیت کشور در حوزه تولید محتوای آموزشی است با بهره‌گیری از نیروی انسانی متخصص و کارآمد رسالت سنگین تغذیه علمی و آموزشی حدود ۱۵ میلیون دانش‌آموز و کادر آموزشی را در سراسر کشور برعهده دارد. اساتید و کارشناسانی که در این سازمان علمی پژوهشی برای تولید و تدوین محتوای آموزشی درسی و کمک‌درسی مورد نیاز نظام آموزش عمومی کشور فعالیت می‌کنند به مثابه مغز متفکر این دستگاه نیازمند تقویت و توانمندسازی دائم در حوزه علمی و فنی هستند تا با نیرویی مضاعف نقش خود را در استمرار جریان آموزش و پرورش برای تربیت نسل آینده‌ساز جامعه ایفا کنند.

این وظیفه بخشی از مسئولیت مدیریت امور اداری و پشتیبانی سازمان و به‌طور اخص حوزه آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی است که این حوزه کلیدی علاوه بر رسالت توانمندسازی کارکنان سازمان، عهده‌دار مسئولیت‌هایی فراسازمانی برای آموزش و بروزرسانی همه مراکز و موسساتی که خارج از سازمان در حوزه تولید محتواهای آموزشی و کمک‌آموزشی فعالیت می‌کنند، نیز هست.

گستره عملکرد این بخش از سازمان پژوهش و مسئولیت‌های مختلفی که برعهده دارد موضوع گفت‌وگوی روابط عمومی و امور بین‌الملل سازمان با مهدی جلالی، مدیرکل امور اداری و پشتیبانی سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی سازمان، است که مشروح آن را در ادامه می‌خوانید:

تشریح وظایف و مأموریت ها

در تشریح وظایف و مأموریت‌های حوزه توانمندسازی نیروی انسانی باید به بیانات رهبر معظم انقلاب اشاره کنم که معظم له از کلید واژه نیروی انسانی صالح، چابک و برخوردار از فکر مدیریتی صحیح به عنوان راهگشاترین عناصر در رساندن ایران اسلامی به جایگاه بزرگ و تاریخی و مناسب با شأن آن استفاده می‌فرمایند که این ویژگی‌ها در همه‌ی سطوح چه سطوح کارشناسی و چه مدیریتی باید در افراد وجود داشته باشد. قطعاً منابع انسانی به عنوان نیروی اصلی و حیات ‌بخش سازمان از اهمیت والایی برخوردار است و مدیریت منابع انسانی باید شناخت کافی از افراد حاصل کند تا قادر به مدیریت سرمایه‌های انسانی باشد و برنامه ریزی موثری برای آن داشته باشد.

مدیریت منابع انسانی بر مبنای مفاهیم رفتار سازمانی بنا شده که با تلاش نظام‌مند برای شناخت، درک و کنترل رفتار انسان تحقق اهداف سازمانی را امکان‌پذیر می‌کند. مدیریت منابع انسانی درصدد است تا ضمن تضمین بهره‌مندی منابع انسانی سازمان، بخشی از نیازهای انسانی نیز برآورده شود. برای افزایش توفیقات سازمانی باید کارها را در چند صحنه مانند جذب نیروی انسانی، توسعه نیروی انسانی، ایجاد انگیزه و نگهداری منابع انسانی پیش ببریم که از مهم‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی است.

دیدگاه ریاست سازمان نسبت به منابع انسانی

از زمانی که آقای دکتر ملکی مدیریت سازمان را در دست گرفتند مهندسی خاصی برای ساختار منابع انسانی در پیش گرفتند تا بتوانند به منظومه ساختار سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی باتوجه به ماموریت‌های آن تحقق بخشیده شود. ما به عنوان مجموعه منابع انسانی سازمان در تلاش هستیم تا این مهندسی ساختار سازمانی را بازآرایی کنیم، این بازآرایی از زمان جناب حجت‌الاسلام ذوعلم شکل گرفت تا اینکه در دوره مدیریت آقای دکتر ملکی تثبیت شد و قدرت گرفت.

اصلاح گلوگاه ها و فرایندهای سازمانی

سازمان ما یک سازمان تاریخی و ریشه‌دار است تا جایی که کمتر سازمانی به قدمت سازمان پژوهش در نظام آموزش و پرورش کشور وجود دارد؛ در این سال‌ها سازمان پژوهش فراز و نشیب‌های بسیاری را پشت سر گذاشته است و حال به مرحله‌ای رسیده که باید مهندسی مجددی را در حوزه تولیدات خود ایجاد کند. طبیعی است که فرایندها گاه به خوبی پیش رفته و گاه انتظارات را چنان که باید و شاید برآورده نکرده است لذا یکی از گام‌های نخست در این بخش اصلاح گلوگاه‌ها و فرایندهای سازمانی است.

اقدامات در جهت احصای فرایندهای نیازمند اصلاح

ما همه فرایندهای سازمان را احصاء کردیم. یعنی می‌دانیم چه وظایف و چه تکالیفی در حوزه‌های اصلی و تخصصی در سازمان داریم. حوزه‌های تخصصی شامل دفاتر تالیف (زیرمجموعه معاونت برنامه‌ریزی درسی و تولید بسته های تربیت و یادگیری) و حوزه‌های اصلی شامل مجموعه معاونت پشتیبانی و توسعه منابع هستند. در حقیقت حوزه‌های اصلی پشتیبان حوزه‌های تخصصی هستند.

کاری که امروز باید انجام دهیم شناسایی موانع و اصلاح آن‌ها برای ادامه فرایندهاست. امروز با مدیران دفاتر درحال مذاکره هستیم تا موانع و مشکلات را در بخش‌های مختلف شناسایی کنیم. ممکن است این موانع در حوزه نیروی انسانی یا فرایندهای کاری باشد. گاه با ایجاد یک نرم‌افزار تخصصی و بهره‌مندی از فناوری نوین و ابزارهای هوشمند می توانیم کار را به خوبی دنبال کنیم. گاهی هم با جابه‌جایی نیروی انسانی و پست‌ها قادر به اصلاح فرایند می‌شویم.

مدیریت دانش و استفاده بهینه از دانش سازمانی

یکی دیگر از مسئولیت‌های ما در منابع انسانی مدیریت دانش است. برخی فعالیت‌هایی که در گذشته در سازمان انجام شده به خوبی مستندسازی نشده است تا امروز از آن مستندات استفاده خوب و شایسته‌ای ببریم. گاهی هم مستندات موجود است ولی به درستی اشتراک‌گذاری نشده است و به این ترتیب از گنجینه دانش سازمانی به خوبی استفاده نمی‌شود.

متاسفانه یکی از مشکلات مرتبط با حوزه مستندسازی این است که افراد بعد از بازنشستگی گنجینه دانش و تجربه خود را از سازمان خارج می کنند و ما نمی‌توانیم از دانش ضمنی بهره خوبی بهره‌ ببریم و آن را به دانش آشکار تبدیل کنیم تا افراد جدید از آن استفاده کنند. بنابراین مدیریت دانش سازمانی از جمله مسئولیت‌های ما در منابع انسانی است که اگر حمایت مدیران سازمانی خصوصا رئیس سازمان، که خود صاحب بینش علمی هستند، را پشتوانه داشته باشد، می‌توانیم مدیریت دانش سازمانی را به عنوان یک مجموعه مدیریتی کلان در سازمان دنبال کنیم.

مشارکت بیشتر کارکنان

یکی از موضوعات مهم در حوزه مدیریت منابع انسانی مشارکت کارکنان در سازمان است که به عنوان یک ابزار سازمانی در همه سطوح ماموریت‌ها می‌تواند عامل پیشبرد امور باشد. ما در درون سازمان ظرفیت‌های خوبی داریم و می‌توانیم از مجموعه تخصص‌های موجود در سازمان استفاده کنیم بی‌آنکه نیازمند صرف منابع مالی برای جذب تخصص‌هایی از بیرون سازمان باشیم. باید از اندیشه‌های درونی سازمان برای پیشبرد امور سازمان و دست‌یابی به اهداف آن مشارکت گیری کنیم.

بسترسازی جهت آموزش همه جانبه

موضوع بعدی آموزش کارکنان یا توانمندسازی نیروی انسانی و اعضای سازمان است. ما اسناد بالادستی بسیاری درخصوص آموزش نیروی انسانی داریم مثل قانون خدمات کشوری، سیاست‌های ایجاد تحول در نظام آموزشی که مقام معظم رهبری ابلاغ فرمودند و آیین‌نامه اداری استخدامی سازمان پژوهش که در آن مستقیما به آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی اشاره شده است. مفاد این آیین‌نامه سازمان را با هدف اثربخشی فعالیت‌ها و ارتقای سطح کار موظف به طراحی برنامه‌هایی برای توانمندسازی اعضا و متناسب‌سازی دانش و نگرش آن‌ها با شغل موجود کرده است. یکی از مسئولیت‌‌های ما بسترسازی و ایجاد زمینه‌هایی برای تعالی معنوی و حرفه‌ای همکاران ما در سطح، مدیران، کارشناسان، پژوهشگران و دانشگران است تا از این ظرفیت برای رشدشان استفاده کنیم.

استفاده از استانداردهای آموزش نیروی انسانی روز دنیا

ما در زمینه آموزش نیروی انسانی پایبند اصولی هستیم که برگرفته از استانداردهای آموزش نیروی انسانی در دنیاست. از جمله ایزو ۱۰۱۵ از استانداردهای آموزش نیروی انسانی است که براساس آن اصل نگرش سیستمی، اصل جامعیت، اصل نگرش راهبری، اصل همکاری و مشارکت، اصل اصلاح و بازخورد مستمر در آموزش نیروی انسانی و اصل توجه به تغییرات است که در سازمان باید بتوانیم از این اصول در حوزه آموزش کارکنان استفاده کنیم.

اهداف آموزش نیروی انسانی سازمان

در آموزش نیروی انسانی اهدافی را دنبال می‌کنیم که افزایش بهره‌وری سازمان، ارتقاء سطح کیفی سرمایه انسانی، افزایش اطلاعات و آگاهی‌های عمومی از سازمان، توانمندسازی مدیران در جهت ایفای موثر نقش‌های‌شان از جمله این هدف‌هاست. افزایش رضایت شغلی کارکنان از طریق توسعه بینش و دانش یکی دیگر از اهداف ما در منابع انسانی است. وقتی فردی بینش و دانشش افزایش پیدا می‌کند و مهارتش بالا می‌رود خواه ناخواه رضایت شغلی فرد را در پی دارد. در کنار اینها رشد فضایل اخلاقی، فرهنگ سازمانی، بهبود روابط انسانی و تقویت روحیه همدلی همگی از نتایج توانمندسازی است که همگی به ایجاد راندمان کاری، بهره‌وری و شرایط بهتر کمک می‌کند.

نیازهای حوزه آموزش نیروی انسانی سازمان

سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی یک سازمان تخصصی در زمینه کتاب‌های درسی بوده و نیازمند استانداردهای ویژه در این زمینه است، یکی از استانداردهایی که در حوزه آموزش نیروی انسانی و نیز ایزو ۱۰۰۱۵ دنبال می‌شود موضوع نیازسنجی است تا ما با تحلیل نیروی انسانی بتوانیم به تعیین اهداف برسیم. یعنی براساس تحلیلی که از اهداف و استراتژی‌های سازمان و نیز برنامه‌های توسعه و تحول سازمان داریم بتوانیم نیازهای آموزشی را تعیین کنیم. یعنی وقتی خط مشی سازمان براساس اسناد بالادستی و برنامه‌های رئیس سازمان مشخص می‌شود، باید دوره‌های آموزشی مبتنی بر این خط مشی‌ها و برای پاسخگویی به نیازهایی که به منظور تحقق اهداف مورد نظر داریم طراحی و اجرا شوند. در استانداردهای جهانی نیز بیشتر به این نکته توجه می‌شود و سازمان‌های بزرگ دنیا آموزش‌ها را به سمتی می‌برند که پاسخگوی نیازهای کلان سازمان در دستیابی به اهداف مشخص‌شده باشد.

تجزیه و تحلیل شغلی و فردی

امروز تجزیه و تحلیل شغلی یکی از کارهای ما در تعیین نظام جامع آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی در سازمان پژوهش است. یعنی باید هر شغل مورد تجزیه و تحلیل قرارگیرد و شایستگی‌های موردنظر آن شغل احصا شود تا نیازهای آموزشی متناسب با آن شایستگی‌ها مشخص شود، سپس نیازها را طبقه‌بندی کنیم، تا باتوجه به طبقه‌بندی و رتبه‌های شغلی، آموزش‌ها را ارائه کنیم. این تجزیه و تحلیل مربوط به شغل است.

نوع دوم تجزیه و تحلیل مربوط به فرد است که طی آن اختلاف میان شایستگی‌های موجود و مطلوب مشخص می‌شود. یعنی در نتیجه این تحلیل خواهیم دانست آیا فرد موردنظر شایستگی‌های لازم را برای ایفای شغل خود دارد یا خیر. اگر ندارد باید دوره‌های آموزشی لازم برای ارتقاء توانمندی‌های فرد برای ایفای نقش مورد نظر برگزار کنیم یعنی به این وسیله اختلاف میان شایستگی‌های موجود و مطلوب کم می‌شود.

در مرحله آخر نیازسنجی، اختلاف شایستگی در سطح مدیران مورد بررسی قرار می‌گیرد تا نیازهای آموزشی در سطح مدیران مشخص شود تا مدیران نیز در حوزه مدیریتی خود موفق شوند.

انجام بررسی توسط گروه‌های مستقل و جمع آوری داده ها

در حال حاضر در بخش آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی در سازمان پژوهش، گروهی که وظیفه آموزش نیروی انسانی را برعهده دارد پاسخگوی نیازهای سازمان به عنوان یک نهاد آموزشی، پژوهشی و علمی نیست.

یعنی گروهی شامل یک رئیس و یک کارشناس نمی‌تواند نیازهای یک سازمان بزرگ مثل سازمان پژوهش را برآورده کند. اولا باید تلاش کنیم تا جایگاه گروه ارتقا و توانمندسازی نیروی انسانی را ارتقاء دهیم. در ساختار جدید سازمان، با تاکید آقای دکتر ملکی، دفتری به عنوان دفتر آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی و آموزش معلمان ‌‌پیش‌بینی کرده‌ایم که در آن جایگاهی برای کارشناسانی مثل کارشناس اجرا، کارشناس برنامه ‌ریزی و کارشناس ارزشیابی درنظر گرفته شده است که هریک از این کارشناسان مطابق وظایف و ماموریت خود به نیازسنجی و ارزیابی و احصاء نیازها می‌پردازند و گاه نیازسنجی می‌کنند تا به مرحله اجرا برسیم.

ارزشیابی و همسوسازی موسسات جهت تولید کتاب درسی

بعد از اجرای برنامه‌‌ها نوبت به ارزشیابی می‌شود و در ادامه نتایج ارزشیابی - بر اساس مدل‌های ارزشیابی - تحلیل و بررسی خواهد شد و خروجی آن برای قوت‌بخشیدن به آموزش و توانمندسازی درون سازمانی و نیز ذینفعان برون‌سازمانی استفاده می‌شود. به این ترتیب ما باید در حوزه درون‌سازمانی و نیز ذینفعان بیرون از سازمان به نیازسنجی بپردازیم. بخشی از این نیازسنجش شامل مدیران و معلمان است و حتی باید برای آموزش موسسات و گروه‌های غیررسمی و غیردولتی هم برنامه‌ریزی کنیم.

باید یک اطلاع‌رسانی درست از مدارک و اسناد بالادستی آموزش و پرورش برای این موسسات انجام شود تا بتوانیم این موسسات را با خود همسو کنیم تا آن‌ها از کم و کیف انتظارات ما مطلع باشند تا بتوانند مطابق این اتظارات در بخش غیردولتی فعالیت کنند.

ادامه آموزش ها با رعایت دستورالعمل ها در شرایط کرونا

مدتی است بحران همه‌گیری کرونا همه ارکان نظام آموزشی را تحت تاثیر قرارداده و آموزش‌های حضوری را مشکل یا غیرممکن کرده است، سازمان پژوهش در بخش آموزش نیروی انسانی اقدامات خود را با رعایت کامل دستورالعمل های بهداشتی انجام داده و نگذاشته که کارها عقب بیفتد. آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی مثل سایر بخش‌ها تحت تاثیر این مشکل قرار گرفته است اما سعی کردیم با ایجاد تغییراتی در برنامه‌ها به این فرایند تداوم بخشیم. مثلا یک دوره ۳۰ ساعتی آموزشی را به دو دوره ۱۵ ساعته شامل بخش حضوری و غیرحضوری تقسیم کردیم. بخش حضوری را با رعایت پروتکل‌های بهداشتی برگزار کردیم و بخش غیرحضوری را با استفاده از فناوری‌های نوین مثل لاید یا «ال. تی. ام. اس» یا آموزش‌های مبتنی بر وب در دستور کار قرار دادیم. بحمدالله ویدئو کنفرانس سازمان نیز راه‌اندازی شده تا طی شش ماهه دوم سال آموزش‌های درون‌سازمانی و حتی برون‌سازمانی را با استفاده از ظرفیت‌های آن پیش ببریم.

دوره های آموزشی جدید

اخیرا با همکاری مرکز آموزش مدریت دولتی و استفاده از ظرفیت‌های این مرکز برخی دوره‌های آموزشی مدیران را به صورت آزمایشی برگزار کردیم. علاوه بر آن با چند موسسه خصوصی وارد مذاکره شدیم تا از ظرفیت آن‌ها در بخش آموزش استفاده کنیم. از ظرفیت ویدئوکنفرانس سازمان هم برای تشکیل کارگاه‌های آموزشی استفاده می‌کنیم که در صدد هستیم برای این منظور برخی کمبودهای فنی و ابزاری - مثل وب کم- را مرتفع کنیم تا بتوانیم جلسات اشاعه، جلسات علمی تخصصی درون‌سازمانی و جلسات علمی آموزشی را از طریق ویدئوکنفرانس برگزار کنیم. در کنار این اقدامات با همکاری مراکزی مانند فرهنگستان زبان و ادب فارسی برخی دوره‌های تخصصی زبان و ادبیات فارسی را برای دفاتر تالیف برگزار کردیم. همچنین همکاران‌مان در دفاتر اصلی و پشتیبان را برای تشکیل دوره‌های تخصصی غیرحضوری به مرکز آموزش مدیریت دولتی و مرکز تحقیقات صنعتی معرفی کردیم.

از طریق سامانه جامع LTMS سازمان پژوهش نیز محتوای متنی (شامل PDF محتوای کتاب‌ها یا محتوای آموزشی) را در اختیار همکاران قرار دادیم و آن‌ها با ورود به سامانه، مطالعه محتوا و شرکت در آزمون‌ها، دوره‌های آموزشی متنوعی را به صورت غیرحضوری در این ایام طی کردند.

در کنار همه این فعالیت‌ها، خودآموزی و مطالعات فردی نیز به صورت مستقل پیگیری می‌شود. باتوجه به اینکه همکاران ما در سازمان خود جایگاه علمی خاصی دارند و علاقه‌مند به توسعه فردی و خودیادگیری هستند، بنابراین ما در صدد هستیم تا چارچوبی را برای خودیادگیری و مطالعه فردی در سازمان ایجاد کنیم و به این عمل رسمیت ببخشیم یعنی همکارانی که از ظرفیت زمانی و امکانات خود برای رشد شخصی در جهت پیشبرد اهداف سازمانی استفاده می‌کنند، یعنی مطالعه می‌کنند یا در دوره‌های آموزشی شرکت می‌کنند، چنانچه این اقدام با هماهنگی مدیر مربوطه باشد، می‌توانیم مدارک و گواهینامه‌های این دوره‌ها را معتبر بشناسیم و آن را تایید کنیم و دوما هزینه آموزش را به همکار موردنظر پرداخت کنیم. مثلا طی تفاهم‌نامه‌ای که با مرکز مدیریت دولتی داریم، چنانچه همکاران ما در دوره‌های این مرکز شرکت کنند، این دوره‌ها مورد تایید ما قرار می‌گیرد و وارد کارنامه آموزشی فرد خواهد شد که در ارزیابی عملکرد همکاران هم منظور می‌شود.