ارزشیابی مجدد و بازانتقال، ابزارهایی برای مدیریت بهینه منابع آرشیوی است

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، محبوبه سادات بیدگلی یک کارشناس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با بیان این مطلب در توضیح باز انتقالِ شیوه آرشیوی علمی گفت: نقطه آغاز فرایند فراهم آوری منابع آرشیوی ازطریق ارزشیابی انجام می شود. با توجه به اهمیت این شیوه درمدیریت منابع آرشیوی و عدم وجود خط مشی مربوطه و آشنایی با آنها در آرشیو ملی ایران، ضروت پرداخت به آنها مهم است و باید هریک از آنها را به شکل مبسوط مورد بررسی قرار داد.

سادات بیدگلی ادامه داد: ارزشیابی مجدد از دو دیدگاه آرشیو و مدیریت اسناد تعریف می شود. در دیدگاه آرشیو فرآیند تشخیص منابعی که دیگر ارزش نگهداری در آرشیو را ندارند و کاندیدای باز انتقال از آرشیو هستند، مورد بررسی قرار می گیرد و در مدیریت اسناد فرآیند بررسی منابع برای بازنگری در ارزش نگهداری آنها نیز مد نظر قرار می گیرد.

وی گفت: فرآیند بازانتقال به عنوان یکی از پیامدها و نتایج ارزشیابی نیز مطرح می شود. به این معنا که بازانتقال فرآیندی است که طی آن آرشیو، موزه یا کتابخانه، منابع دریافت‌شده خود را برای همیشه از موجودی خود جدا می‌کند.

وی اظهار داشت: به طور کلی در ادبیات آرشیوی، توجه به ارزشیابی مجدد و معرفی آن از آغاز دهه ۱۹۸۰ میلادی آغاز شد و تا پیش از آن در ادبیات آرشیوی، آثار منتشرشده ای در این زمینه وجود ندارد و اگر هم مؤسسات آرشیوی از این شیوه استفاده می کرده اند، گزارشی از آن منتشر نمی شد.اولین بار لئونارد راپورت در مقاله «نه به مقررات اجدادی: ارزشیابی مجدد منابع آرشیوی» در سال ۱۹۸۱ به معرفی تئوری ارزشیابی مجدد پرداخت.

این کارشناس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران افزود: لئونارد راپورت مشکل بزرگ آرشیوها را روبرویی آنها با حجم عظیمی از مواد و منابعی دانست که به درستی فراهم آوری نشده اند یا ارزش آنها در طول زمان کاهش یافته است. از نظر وی حتی اگر ارزشیابان در گذشته منابع را مطابق با استانداردهای روز به درستی ارزشیابی کرده اند، اما بر مبنای استانداردهای امروزی دیگر شایسته نگهداری نیستند و نباید نگه داشته شوند.

سادات بیدگلی ادامه داد: راپورت دلایل فراهم آوری و انباشتگی مواد فاقد ارزش نگهداری در آرشیو را در چند دسته تعریف کرده است. تأکید بیش از اندازه آرشیوداران بر فراهم‌آوری اسناد بر اساس ارزش استنادی آنها، مصلحت اندیشی به دلیل حفظ ارتباط با اهداگران، فشار از جانب ایجادکنندگان اسناد و نبود قوانین حمایتگر، امید به دریافت مواد بارزش تر در آینده، حساسیت نسبت به بازنگری در تصمیمات خود، ازدست دادن دائمی فضای مخازن درمیان مؤسسه و گروه های مورد نظر، اطلاع عموم از وجود مواد آرشیوی در مخزن و به خطر افتادن اعتبار مؤسسه آرشیوی در صورت حذف منابع از جمله دلایل فراهم آوری و انباشتگی مواد فاقد ارزش نگهداری در آرشیو است.

وی در ادامه با اشاره به فرآیند گام‌به‌گام ارزشیابی مجدد و بازانتقال گفت: استدلال، آماده سازی و فرایند ارزشیابی مجدد از جمله فرآیند گام به گام ارزشیابی مجدد و بازانتقال است و بعد از آن می توان به گزینه های احتمالی مانند بازگرداندن به مؤسسه منشأ یا اهداکننده، انتقال به مؤسسات دیگر، فروش و امحا اشاره کرد.

این کارشناس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران یادآور شد: پس از انجام فرایند ارزشیابی مجدد و بازانتقال منابع، باید کل فرایند مورد ارزیابی قرار گیرد. اهداف و نتایج به دست آمده کمّی شده و گزارش داده شود. کشفیات و نتایج غیرمنتظره، شرایط، محدودیت ها، موانع انجام کار و مسائل و نگرانی‌های پیش بینی نشده در این فرایند نیز به طور کامل باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.