طرح ملی ساماندهی پرونده‌های پرسنلی در شورای اسناد ملی ایران بررسی شد
تهران (پانا) - مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از تهیه طرح ملی پالایش، متحدالشکل‌سازی، اسکن و دیجیتالی کردن پرونده پرسنلی (کارگزینی) و بررسی آن در شورای اسناد ملی ایران خبر داد.
به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، جلال طاهری مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اعلام این خبر گفت: پرونده‌های پرسنلی در رده اسناد مفید و دارای ارزش محسوب می‌شوند و تا زمان دریافت مستمری توسط مستخدم یا وراث قانونی افراد، نگهداری آنها ضروری است.
طاهری ادامه داد: بنابراین به‌دلیل طولانی بودن عمر این پرونده‌ها، لازم است از روش‌های صحیح تولید، تنظیم و نگهداری اسناد و مدارک استفاده شود. بر این اساس این طرح در جدیدترین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورد بررسی قرار گرفت.
وی ادامه داد: در بررسی‌های به عمل آمده در دستگاه‌های مختلف، مشخص شد نبود دستورالعمل واحد، تکراری و زائد بودن محتویات پرونده، باعث به‌وجود آمدن پرونده‌های چند جلدی غیرضروری و فاقد اصول استاندارد شده است.
طاهری افزود: وجود نسخ تکراری احکام کارگزینی، کپی شناسنامه و مدارک تحصیلی از یک سو و نگهداری مکاتبات زائد مانند کارت‌های مرخصی، مقالات، معرفی‌نامه و... از سویی دیگر، باعث شده که دسترسی به مدارک با ارزش در این پرونده‌ها با مشکل مواجه شود.
وی تصریح کرد: از طرف دیگر بی‌نظمی پرونده‌ها؛ امکان تشخیص نبود، کمبود و یا جعلی و تکراری بودن بودن اسناد و مدارک موجود در این پرونده‌ها را با دشواری مواجه کرده است.
طاهری گفت: بنابراین پس از بررسی‌های مختلف برابر قوانین کشوری، براساس شناسنامه کارمند، نسبت به تهیه طرحی برای طبقه‌بندی موضوعات و محتویات داخل پرونده‌ها اقدام شد و در نهایت ۱۴ موضوع اساسی که هر قسمت آن بیانگر وضعیت داخل پرونده پرسنلی افراد است و باید مدارک و مستندات پرونده برای دسترسی آسان در همان قسمت بایگانی شود؛ مشخص شد.
وی افزود: این طرح به صورت آزمایشی در مجموعه وزارت جهاد کشاورزی و سازمان‌ها و موسسات تابعه و وابسته با موفقیت اجرا و به اتمام رسیده است.
طاهری درباره هـدف و مـزایـای این طـرح گفت: پیروی از یک روش متحدالشکل و ایجاد هماهنگی در نحوه تشکیل پرونده‌ها در اجرای بند «د» ماده ۵ و بند الف ماده ۶ قانون اسناد ملی ایران و همچنین اطمینان از سرعت و سهولت دسترسی به مدارک و مستندات به هنگام نیاز از اهداف این طرح است.
وی خاطرنشان کرد: همچنین از دیگر اهداف دیگر می‌توان به نگهداری تمام اسناد و مدارک به‌صورت طبقه‌بندی شده در درون پرونده، تفکیک اوراق زائد و تکراری از پرونده و تعیین تکلیف آنها بر اساس مجوزهای صادره شورای اسناد ملی ایران، آزادسازی فضای بایگانی‌ها و امکان استفاده مجدد از آنها و تکمیل مدارک ناقص پرونده کارکنان هنگام پالایش و در نتیجه رفع مشکلات احتمالی قبل از بازنشستگی کارکنان اشاره کرد.
ارسال دیدگاه