حذف فرایندهای زمان‌‌بر و زائد در سامانه سمام

به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی سازمان نوسازی مدارس کشور، برنامه‌ریزی امورمالی و روش هزینه کرد بودجه و منابع مالی یک سازمان نقش مهمی در پویایی و پاسخگویی به نیازهای مطلوب سازمان در سیر رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده دارد. سیستماتیک شدن ابلاغ اعتبارات در سازمان ها و دستگاه‌های دولتی راهبردی است که مزایای متعددی را در پیشبرد امور مربوطه به منظور تامین و توزیع مناسب منابع، انجام تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی واحدهای مختلف و تنظیم، دقت و شفافیت بالا در ابلاغ اعتبارات و روشن نمودن وضعیت مالی مشخص می کند.

هادی سحابی مدیرکل امورمالی و ذیحسابی در خصوص راه اندازی سامانه سمام گفت: هدف از راه اندازی این سامانه پاسخ به چهار سوال بود. ۱-رویه سنتی ابلاغ اعتبار ها چه بوده است؟ ۲-در وضعیت فعلی بهترین رویه ابلاغ اعتبار ستاد چیست؟ ۳-آیا رویه های جدید قابلیت اجرا دارد.؟ ۴-و اگر دارد آیا باعث بهبودی عملکرد سازمان خواهد شد؟

در این راستا ما می دانیم بخش عمومی بیشتر قوانین و مقررات را بر پایه سه اصل رضایت مندی مردم، رشد شاخص های اقتصادی و حفظ محیط زیست به تصویب می رسانند. تا با اجرای درست این قوانین بتوانند استانداردهای بخش عمومی را بالاببرند. بدیهی است. که می توان قوانین زیادی را برای رشد شاخص ها به تصویب رساند. اما عمل به یک خط از آنها بسیار سخت و دشوار است.

هادی سحابی یکی از مشکلات اجرای قوانین را فرایندهای زائدی دانست که در این راه وجود دارد و جای هدف اصلی را می گیرد: برای مثال در فرآیندهای احصاء شده ابلاغ اعتبار از سازمان نوسازی مدارس به واحدهای استانی بیش از ۴۰۰ فرآیند و زیر فرآیند را مشاهده کردیم. که بسیاری از آنها غیر ضروری و زائیده فکر کارکنان و مدیران بوده است و این فرایندها اتلاف وقت و هزینه های بسیار بالایی را به سازمان تحمیل می کرد و هزینه هایی همچون تاخیر در پرداخت مطالبات پیمانکاران، تاخیر در تحویل مدرسه، افزایش هزینه های سربار ساخت مدرسه، بی اطلاعی مدیران استان از وضعیت اقدامات ستاد برای برنامه‌ریزی و ...که بر این اساس کاهش فرایندها باعث کاهش زمان، هزینه ها و افزایش سرعت دسترسی مدیران ستاد و استان از وضعیت مالی خواهد شد.

سامانه سمام با یاری خداوند و حمایت مقامات مجاز به خصوص ریاست سازمان و با اتکای به زحمات پرسنل امور مالی سازمان و با هدف استفاده از ابزارهای نوین و با ترکیب استفاده از سه دانش مرتبط (مدیریت ساختار سازمانی، مدیریت مالی و فناوری اطلاعات) در طول حدود دو سال و با هزینه بسیار پائین نسبت به سیستم های مشابه خود در سازمان نوسازی مدارس کشور تهیه و وارد مرحله اجرایی شد.

به گفته مدیرکل امورمالی و ذیحسابی سازمان نوسازی مدارس کشور این سامانه توانایی این را دارد دارد بدون طی فرایندهای پیچیده سنتی و حذف رسیدگی های انسانی و انجام کنترل های داخلی و قانونی مورد نظر ذیحسابی و اداره کل امور مالی یک پرداخت چند هفته ای را در کمتر از ۱۰ دقیقه و با خطای نزدیک به صفر به مرحله پرداخت برساند.

سامانه سمام شفافیت و پاسخگویی را که دو اصل مهم در بخش عمومی است به خوبی پوشش می دهد. چون تمام مراحل فرآیندی را سیستمی به انجام می رساند. به نحوی که جمع آوری و رسیدگی درخواست ابلاغ، اخذ تائیدیه مقام مجاز، تامین اعتبار، صدور چک، تولید نامه ارسالی به استان ها، ارائه اطلاعات تراکنش های ابلاغ اعتبار هر استان و تولید گزارش های مدیریتی را بصورت تمام خودکار به انجام می رساند.

هادی سحابی همچنین خاطر نشان کرد: بهر حال یکی از اقدامات در اقتصاد مقاومتی کاهش هزینه های ریالی،روحی، جسمی و زمانی می باشد. که با استفاده از خلاقیت و نوآوری مدیریت شده و افزایش اعتماد و باور به توانمندی های داخلی به راحتی امکان پذیر می باشد. به نحوی که در زمانی کوتاه می توانیم بسیاری از مشکلات مشابه را در کشور بر طرف نمائیم. با استعانت از خدواند متعال امیدواریم در آینده شاهد راه اندازی سامانه های مشابه ای در سایر بخش های امور مالی باشیم.