انتشار عملکرد ۸ ماهه اداره کل تنظیم و پردازش اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، حمید سلیم گندمی مدیرکل تنظیم و پردازش اسناد به ارائه گزارش عملکرد از مهمترین فعالیت های دفتر تنظیم و توصیف اسناد در۸ ماهه نخست سال سالجاری پرداخت و گفت: در این بازه زمانی ۵ میلیون و ۶۸۸ هزار و ۸۸۳ برگ یا قطعه سند انتقالی از دستگاه ها، ۴۰ هزار و ۱۲۷ برگ سند خریداری، اهدایی و خطی و نیز ۳ هزار و ۲۶۷برگ سند دیداری و شنیداری توصیف و پردازش شد.

سلیم گندمی افزود: در هشت ماهه نخست سالجاری درخصوص ۲۴ هزار و ۹۴۳ سند انتقالی از دستگاه ها، خریداری شده و عکس بازبینی محتوا صورت گرفت، ضمن اینکه ۲۷ هزار و ۸۵۵ سند تعیین سطح دسترسی شدند.

وی در ادامه به مستندسازی داده های اسناد اشاره کرد و گفت: مستندسازی به فرآیند تهیه مجموعه‌های کامل از اسناد و مدارکی اطلاق می‌شود که مراحل مطالعاتی و اجرایی یک فعالیت را نشان می‌دهند. هدف اصلی از فرآیند مستندسازی، حفظ و نگهداری اطلاعات و مکتوب کردن داده‌ها، شواهد و تجربیات است و از آنجا که آرشیو ملی کشور مهمترین مرجع پاسخگویی در زمینه سوابق اسناد و بستر تحقیقات فرهنگی، اقتصادی، سیاسی و اجتماعی بسیاری است، اهمیت فعالیت مستندسازی بیش از پیش مشخص شده و برای بازیابی اطلاعات بر اساس دو عامل سرعت و دقت بسیار حائز است که بر اساس آمار به دست آمده در هشت ماهه نخست سالجاری درخصوص ۲ هزار و ۷۸۴ کلیدواژه، مستندسازی توصیفگرهای پیشنهادی صورت گرفت ودر خصوص ۷۷۲ کلیدواژه یا توصیفگر ، ویرایش مستندات ایجادی انجام شد.

مدیرکل تنظیم و پردازش اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران یادآور شد: تنظیم و تفکیک موضوعی اسناد شامل اسناد انتقالی از دستگاههای اجرایی و اسناد ویژه (خریداری و اهدایی و دیداری و شنیداری) می شود.

وی ادامه داد: به منظور توصیف و پردازش اسناد در سطوح مختلف توصیف، ساماندهی و تفکیک موضوعی اسناد انتقالی از دستگاه ها از برنامه های مهم این اداره کل است که در هشت ماهه اول سال جاری بخشی از اسناد منشاهای وزارت کشور و شهرداری تهران به تعداد ۳۳ هزار و ۲۵ پرونده تفکیک و ساماندهی شده است.

سلیم گندمی افزود: اسناد خریداری و دیداری و شنیداری (عکس و تمبر) از مهمترین اسنادی هستند که برای شناسایی و فهرست نویسی به گروه اسناد ویژه ارسال می شوند. هر منشا از این گونه اسناد قبل از این که وارد چرخه فهرست نویسی شوند، لازم است تا برای شناسایی و توصیف دقیق تر مورد تفکیک و جداسازی قرار بگیرند که در این زمینه درخصوص نیز یک هزار و ۲۹۲پرونده سند خریداری و ۵ هزار و ۸۵۰ سند دیداری و شنیداری اعم از عکس و تمبر اقدام شد.

وی در ادامه دریافت متادیتا و اطلاعات تولید شده توسط دستگاه های انتقال دهنده اسناد را از دیگر برنامه های دفتر تنظیم و توصیف اسناد ملی برشمرد و اضافه کرد: در این راستا با پیگیری ها و مذاکرات انجام شده، متادیتای اسناد انتقالی جمعیت هلال احمر جمهوری اسلامی ایران، به تعداد۸۱ هزار و ۱۸۷ پرونده، دریافت شد. پس از بررسی و کنترل های انجام شده در مجموع تعداد ۷۸ هزار و ۷۲۹ رکورد ساماندهی و با فیلدهای مارک تطبیق داده شد و توسط اداره کل زیرساخت و پشتیبانی فناوری اطلاعات در نرم افزار رسا بارگذاری شد.

مدیرکل تنظیم و پردازش اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اظهارداشت: مهمترین موضوعات این اسناد شامل پرونده های اسراء، آزادگان، مفقودین، رزمندگان و شهدا ، بازدید نمایندگان کمیته بین الملل صلیب سرخ از بیمارستان های عراق، خاطرات خانواده های اسرا و مفقودین، پیام های کمیته بین المللی صلیب سرخ به خانواده های اسرا، گزارش هایی از شکنجه و بدرفتاری با اسرا، گزارش های صلیب سرخ از اردوگاه های عراق، لیست اسرای شهید در اردوگاه های عراق، بازدید نمایندگان کمیته بین الملل صلیب سرخ از بیمارستان های عراق و پیگیری امور مربوط به مفقودین می شود.

سلیم گندمی به برگزاری کارگاه های تخصصی آموزشی اشاره کرد و اظهارداشت: در هشت ماهه نخست سالجاری کارگاه تخصصی آشنایی با مستندسازی تنالگان و اماکن جغرافیایی برای کارشناسان اداره کل و کارگاه تخصصی آشنایی با تنظیم و توصیف اسناد در سطح ردیف برای کارشناسان مدیریت های منطقه ای و استانی برگزار شد.

وی یادآور شد: به منظور ساماندهی اسناد و تسهیل و تسریع در امرآماده سازی و فهرست‌نویسی اسناد برای استفاده در پژوهش‌های تاریخی، دفتر تنظیم و توصیف اسناد در زیر مجموعه تشکیلات معاونت اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تاسیس شده است که مسئولیت هایی چون، مطالعه، بررسی و برنامه‌ریزی برای تعیین سطح توصیف و نیز شیوه‌های تنظیم و توصیف اسناد بر اساس استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی(ISAD) و با مراعات مقتضیات ملی و بومی سند، تنظیم و توصیف اسناد با رعایت دو اصل حفظ نظم اولیه و احترام به منشا سند و بر اساس استاندارد بین‌المللی توصیف آرشیوی و ورود اطلاعات و ذخیره سازی اطلاعات محتوایی در سامانه رسا دارد.

سلیم گندمی بازبینی و تصحیح اطلاعات اسناد توصیف و پردازش شده، تعیین سطح دسترسی اسناد تنظیم و توصیف شده با توجه به مولفه های ناظر به مبانی دینی، منافع ملی و حریم خصوصی اشخاص، مستندسازی اسامی اشخاص ، خاندان ها، احزاب، ایلات و اعلام جغرافیایی ، تنالگان، عناوین قراردادی، موضوع، نمایه سازی اصطلاحات و موضوعات اسنادی، تدوین و به روزرسانی شیوه نامه‌های مربوط به تنظیم و توصیف اسناد با رعایت استاندارد بین‌المللی توصیف آرشیوی با در نظر گرفتن مقتضیات ملی و بومی و هماهنگی و نظارت بر فرآیندهای تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در مدیریت‌های منطقه‌ای و استانی را دیگر وظایف این بخش عنوان کرد.