از فروشگاهی ویژه برای توزیع کتب کمک‌آموزشی زبان‌های مختلف تا کافه‌کتابی که کرونا برنامه‌های آن را مجازی کرد

نوید صالحی، مسئول توزیع محصولات آموزشی و کمک‌آموزشی کانون زبان درخصوص شکل‌گیری مدیریت توزیع در این مجموعه گفت: در گذشته اساسا چیزی به نام مدیریت توزیع در کانون زبان وجود نداشت، توزیع کتب و ارسال آن‌ها به مراکز استان‌ها از سوی بخش بازرگانی کانون پرورش فکری انجام می‌شد سال گذشته اما به‌واسطه مشکلاتی که در توزیع ایجاد شد و همچنین به‌خاطر تسهیل توزیع محصولات و ایجاد شرایط آسان برای زبان‌آموزان، مجموعه‌ای با عنوان مدیریت توزیع در کانون زبان ایران شکل گرفت.

وی در این باره افزود: قاعدتا با توجه به شروع کار نیاز بود تا تجربه کسب کنیم و هم از تجربیات همکاران بخش‌های مختلف بهره ببریم، کاردشوار بود اما بنا را بر این گذاشتیم بهترین خدمات را در سریع‌ترین زمان به بهترین شکل ممکن به زبان‌آموزان ارائه دهیم. ساختار این بخش را به این شکل تعریف کردیم که کل محصولات بعد از اعلام نیاز از سوی مراکز با بسته‌بندی شایسته در اختیار مسئول مربوطه قرار گرفته و بلافاصله به دست زبان‌آموزان برسد.

صالحی با بیان این‌که «مدیریت توزیع با ساختاری حدود ۲۰ نفر پرسنل، ۴ انبار و حدودا ۴۰۰ محصول شروع به فعالیت کرد»، ادامه داد: درحال حاضر ما ۵۵ هزار جلد کتاب در مدیریت توزیع داریم، ۳۸ هزار انگلیسی و ۱۷ هزار غیرانگلیسی است. فرآیند کار به این صورت است که یک ماه قبل از شروع هر ترم مراکز براساس پیش‌بینی‌هایی که انجام می‌دهند و با توجه به فصلی که به آن نزدیک می‌شوند اعلام نیاز می‌کنند. براساس این اعلام نیازها محصولات بسته‌بندی و آماده ارسال به مراکز استان می‌شوند. بعد از این‌که کتب به مراکز تحویل داده شد بلافاصله شمارش شده و فرایند توزیع آن‌ها در استان آغاز می‌شود؛ در ۴ استان تهران، فارس، مازندران و البرز با توجه به گستردگی بالای مراکز، محصولات به تفکیک مرکز ارسال می‌شوند.

مسئول توزیع محصولات آموزشی کانون زبان ایران ادامه داد: با ترابری‌هایی که احساس می‌کردیم توان انجام این مأموریت را دارند جلسات متعددی گذاشتیم و در نهایت مجموعه‌ای که در حال حاضر زحمت ارسال محصولات را می‌کشند با آسیب‌شناسی که در ترم‌های گذشته انجام داده‌اند این فرآیند را به شکلی پیش می‌برند که به محض حرکت ماشینِ حمل کتاب از تهران و تا زمانی که به مقصد برسد، نماینده شرکت حمل و نقل، راننده را کنترل می‌‌کند.

وی اضافه کرد: اتفاق خوب دیگری که در این بخش افتاد، فعال‌سازی سیستم پرداخت یکپارچه هزینه‌های توزیع بود که بر اساس آن همۀ پرداخت‌ها در ستاد انجام می‌شود و بار مالی و بی‌نظمی‌های ناشی از آن از دوش مدیران استان‌ها برداشته می‌شود.

صالحی گفت: در گذشته در کل کشور سیستم توزیع ساختار منظمی نداشتیم اما در حال حاضر هر استان یک نماینده و هر مرکز یک مسئول کتاب دارد که از بدنه کانون زبان ایران است و به این ترتیب دقت می‌شود که کتاب‌ها آسیب نبینند، بسته‌بندی‌ها از بین نروند و محصولات بدون مشکل به دست زبان‌آموزان برسد. با نظرسنجی‌هایی که انجام داده‌ایم خوشبختانه مشکلات مجموعۀ توزیع، شناسایی و رفع شده و به یک سامان رسیده است. تمام تلاش ما بر این بوده که در کوتاه‌ترین زمان با بیشترین سرعت، محصولات کانون زبان را به دست زبان‌آموزان برسانیم و این بار را از دوش خانواده و زبان‌آموز برداریم که کتاب مورد نیاز خود را از کجا تهیه کنند.

همزمانی تغییر سامانه با شیوع ویروس کرونا از دلایل برخی از مشکلات در فرایند توزیع کتاب بود

مسئول توزیع محصولات آموزشی و کمک آموزشی کانون زبان درخصوص برخی مشکلات که در ترم بهار و تابستان امسال در فرآیند توزیع کتاب‌ها صورت گرفت، عنوان کرد: ترم بهار و تابستان امسال با بحران شیوع ویروس کرونا همراه بود و سیستم آموزشی باید فکری برای مواجهه با این موضوع می‌کرد. کانون زبان می‌توانست مانند بسیاری از مؤسسات دست روی دست بگذارد و منتظر بماند تا بحران به پایان برسد و سپس فکری برای ادامه آموزش کند اما نگاه سازمان و ریاست این مجموعه قائل به این نبودند که منتظر بمانند تا این بحران به پایان برسد؛ پس فرآیند آنلاین کردن کلاس‌ها شروع شد و همزمان با آن تغییر در سایت و سامانه که بسیار قدیمی بود و دیگر پاسخگوی نیاز مخاطب نبود نیز صورت گرفت. مشکلاتی که در ترم بهار درخصوص ثبت‌نام و توزیع کتاب رقم خورد بیشتر به علت تغییر سامانه بود؛ به لطف خدا از نظر تأمین کتاب با مشکلی مواجه نشدیم، به مراکز ابلاغ شد که زبان‌آموزان آنلاین در هر مرکز و استانی باید کتاب در اختیار داشته باشند؛ سازوکار اینکه بعدا مراکز بدهکار نباشند و یا وضعیت آن نامشخص باشد با کمک همکاران بخش فناوری فراهم شد و سعی کردیم تا جایی که می‌شود زبان‌آموزی بدون کتاب و محصول آموزشی نباشد.

وی در عین حال تصریح کرد: البته در این میان اگر بگوییم هیچ‌کس به مشکلی برنخورده است حقیقت ندارد؛ قاعدتا ساختار جدیدی شکل گرفت که مشکلات خاص خود را داشت اما سیستم به گونه‌ای برخورد کرد که در لحظه مشکل برطرف شود، یعنی اگر لازم بود نرم‌افزار تغییری پیدا کند با درایت دکتر مصطفی مومنی رئیس کانون و با حضور دائمی و فعال مهندس قدکچی این اتفاق به سرعت میسر می‌شد.

صالحی اضافه کرد: از سوی دیگر بخشی از همکاران نسبت به این سامانه جدید توجیه نبودند، جابجایی این سامانه فرایندی شش ماهه بود که به خاطر شیوع کرونا و شرایط بحرانی به وجود آمده و برای اینکه زبان‌آموزان معطل نمانند، مدرسان به مشکل برنخورند و مراکز منفعل نباشند، خیلی سریع‌تر انجام شد و باعث شد برخی مشکلات به وجود آید؛ اما فعالیت شبانه‌روزی همکاران باعث شد مشکلات شناخته شده و از بین رفته و خدمات مورد نظر ارائه شود.

وی ادامه داد: خداراشکر طبق آماری که روز گذشته از مجموعۀ توزیع دریافت کردم نه در بخش توزیع و نه در موجودی کتاب مشکلی نداشتیم، مراکز آنلاین راه افتاده است و موظف شده‌اند به همه زبان‌آموزان آنلاین کتاب بدهند. با توجه به تجربیاتی که در ترم‌های بهار و تابستان کسب کرده‌ا‌یم و مشکلاتی که شناسایی و برطرف کرده‌ایم قطعا برای ترم پاییز این اتفاقات تکرار نخواهد شد.

فروشگاه مرکزی کانون زبان به یکی از معدود مراکز توزیع کتب کمک‌آموزشی زبان‌های مختلف تبدیل شده است

وی درباره راه‌اندازی فروشگاه مرکزی گفت: مدیریت توزیع وظیفه‌اش ارسال همه محصولات آموزشی و کمک‌آموزشی به مراکز است اما در فروشگاه نگاه فرق می‌کند، راه‌اندازی فروشگاه با این منظور بود که محصولات را به صورت بسته‌بندی در اختیار زبان‌آموزان و سایر علاقه‌مندان قرار دهیم؛ نگاه ما بر این بود فروشگاه بتواند کتاب‌هایی که در حوزه زبان‌های مختلف منتشر شده است را در اختیار علاقه‌مندان قرار دهد. در یک و سال نیمی که از فعالیت فروشگاه به شکل جدید گذشته این مجموعه به یکی از معدود مراکز توزیع کتب کمک‌آموزشی زبان‌های مختلف تبدیل شده است، با وجود زمان‌بر بودن این اتفاق، همکاران من با وسواس و با دقت این مهم را به ثمر رسانده‌اند.

صالحی افزود: متأسفانه ما یک مرکز و بانک مشخصی در حوزه زبان‌های خارجی در کشور نداشتیم، ناشرین مختلف در این حوزه کار کرده بودند اما دقیق نبود. برای همین ما از تمامی دپارتمان‌های زبان‌های مختلف در کانون زبان برای تهیه کتب کمک گرفتیم و همچنین این عزیزان محصولاتی که ناشرین مختلف در اختیار ما قرار می‌دادند را از نظر سطح آموزشی، نوع کتاب بررسی کرده و برای ارائۀ آن در فروشگاه به ما مشاوره می‌دادند. ما تمام تلاش‌مان را به کار گرفتیم تا در این مدت اگر زبان‌آموزان کانون زبان و همچنین سایر علاقه‌مندان به حوزه آموزش زبان نیاز به کتابی دارند در این فروشگاه به آن‌ها ارائه شود، فقط در بخش عربی به خاطر کارهای کمی که در تألیف داستان، شعر و ... صورت گرفته است با کمی مشکل مواجه شدیم اما تلاش کردیم همین حداقل‌ها را نیز جمع‌آوری کرده و در اختیار زبان‌آموزان قرار دهیم. حتی اگر در فروشگاه کتابی را موجود نداشته باشیم از مراجعه‌کننده فرصتی یک‌روزه می‌گیریم تا همکاران کتاب مورد نظر را پیدا کرده و در اختیار آن‌ها قرار دهند. امیدوارم روزی برسد فروشگاه مرکزی کانون زبان به عنوان اصلی‌ترین پایگاه کتاب‌های آموزشی، کمک‌آموزشی، داستان، رمان و شعر زبان‌های مختلف شناخته شود.

شیوع ویروس کرونا برگزاری برنامه‌های جانبی فروشگاه را به تعویق انداخت

صالحی درباره سایر برنامه‌هایی که در این فروشگاه برگزار می‌شود، گفت: در گذشته برنامه‌ها و گپ و گفت‌هایی با ناشران کتاب‌های مختلفی که در این مجموعه ارائه می‌شود برگزار کردیم که استقبال خوبی از آن‌ها صورت گرفت و بازخوردهای خیلی خوبی هم از آن‌ها دریافت کردیم اما با شیوع کرونا این جلسات منتفی شد، در حال حاضر در تلاش هستیم ادامه این جلسات را در فضای مجازی برگزار کنیم. همچنین قرار بود برای اردیبهشت ماه فضای بیرونی فروشگاه را تبدیل به فضای گپ و گفت کودکان کنیم که باز هم به خاطر شیوع کرونا این برنامه برگزار نشد. اما دوره‌های داستان‌نویسی، نقاشی و قصه‌خوانی برای کودک از جمله برنامه‌هایی بود که در کافه کتاب برگزار کردیم که بسیار از آن‌ها استقبال شد.

وی درباره اقداماتی که به منظور مقابله با شیوع کرونا در این بخش انجام شده افزود: در فاصله ترم بهار تا تابستان همکاران من در مدیریت توزیع تلاش کردند با توجه به شیوع ویروس کرونا، بسته‌بندی کتاب‌ها و محصولات با شرایط خاص صورت گیرد. در فروشگاه کلیۀ محصولات ضدعفونی شدند و برای همکاران مراکز دستورالعمل‌هایی ارسال شد تا در فرایند توزیع به منظور پیشگیری از شیوع ویروس کرونا دقت بیشتری داشته باشند و از تجمع مراجعه‌کنندگان در مراکز برای دریافت کتاب جلوگیری کنند.

به گزارش پانا، فروشگاه کانون زبان همچنین به منظور رفاه حال مخاطبان عزیز این مجموعه سرویس ارسال کتاب را نیز راه‌اندازی کرده است. به این ترتیب که تمام محصولات فروشگاه در صفحه اینستاگرام این مجموعه به آدرسilicentralstore معرفی می‌شود و علاقه‌مندان می‌توانند بدون مراجعه حضوری نسبت به سفارش آن محصول اقدام نمایند، البته هزینه ارسال به عهدۀ این عزیزان است اما با توجه به حجم بالای ارسال‌هایی که از فروشگاه صورت می‌گیرد با رایزنی‌هایی که انجام داده‌‌ایم شرایطی را فراهم کرده‌ایم تا هزینه کمتری را برای ارسال پرداخت نمایند. همچنین در نظر داریم فضایی را در سایت کانون زبان در اختیار بگیریم تا بتوانیم محصولات را از طریق سایت معرفی و ارائه نماییم. امیدوارم حرکت رو به جلویی که در خانوادۀ کانون زبان به واسطۀ آنلاین کردن کلاس‌ها و همچنین توزیع محصولات آغاز شده است ادامه پیدا کرده و بتوانیم نوع جدیدی از آموزش را در سراسر کشور پایه‌گذاری کنیم.