ثبت بیش از چهار هزار و ۴۰۰ داده دانش محور در سامانه مدیریت دانش شهرداری اصفهان

به گزارش اداره ارتباطات رسانه ای شهرداری اصفهان، سعید ابراهیمی افزود: همه پرسنل شهرداری از واحد خدمات تا اداری می توانند تجربه های خود برای اجرای یک کار بهتر را با همکاران خود از طریق این سامانه به اشتراک بگذارند. همچنین امکان ثبت مقالات، پژوهش، کتاب، ترجمه و ... در این سامانه وجود دارد.

وی ادامه داد: طی دو ماه، بیش از چهار هزار و ۴۰۰ تجربه، مقاله، پژوهش، کتاب، ترجمه و ... در این سامانه از سوی کارکنان و مدیران شهرداری اصفهان ثبت شده است. در حال حاضر سامانه مدیریت دانش شهرداری اصفهان به آدرس knowledge.isfahan.ir در بستر اینترانت برای کارکنان و مدیران شهرداری اصفهان قابل دسترسی است. این سامانه با ثبت ۲۰۰ تجربه آغاز به کار کرد و طی دو ماه پس از استقرار آن ، ۶۱۲ تجربه، ۹۵۹ مقاله، ۶۹۶ پایان نامه، ۵۰۰ کتاب مدیریت شهری، ۱۲ ترجمه کتاب، ۲۶۰ طرح پژوهشی شهرداری و یک هزار و ۴۰۱ طرح پژوهشی کلانشهرها به ثبت رسیده است.

وی با اشاره به اینکه تهیه طرح سامانه مدیریت دانش شهرداری اصفهان از سال ۹۵ آغاز شد، اظهار کرد: از آنجا که در هر سازمان دو نوع دانش آشکار و پنهان وجود دارد، باید ساز و کاری برای دریافت این دو نوع دانش از پرسنل و مدیران شهری فراهم می شد.

وی با بیان اینکه دانش آشکار شامل مستندات، مکتوبات و مقالاتی است که در سازمان ها به صورت فیزیکی یا در قالب یک فایل وجود دارد، گفت: دانش پنهان نیز شامل تجربیات و دیدگاه هایی است که در ذهن کارکنان و مدیران وجود دارد که تاکنون در شهرداری اصفهان بستری برای ارائه و دریافت این دو نوع دانش وجود نداشت.

مدیر مطالعات و پژوهش معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی شهرداری اصفهان افزود: به این نتیجه رسیدیم که باید مکانیزم های دانش شناسایی شده و در فضای امن ذخیره سازی و به اشتراک گذاشته شود. سامانه مدیریت دانش شهرداری همین هدف را برای ما محقق می کند و رویکردی یکپارچه در جهت شناسایی، کسب، استخراج، بازیابی، ارزیابی، تقسیم و خلق همه منابع دانش دارد.

وی با بیان اینکه یکی از اقدامات ابتدایی برای استقرار سامانه مدیریت دانش در شهرداری اصفهان، انجام مطالعات از سوی مشاور برای تعیین وضعیت مدیریت دانش در بین پرسنل شهرداری بود، گفت: در این بررسی ها وضعیت قرمز و زرد (ضعیف و متوسط) به دست آمد و قدم بعدی تعیین رویکرد برای ساماندهی دانش در شهرداری بود.

ابراهیمی رویکرد این سامانه را فرآیندگرا عنوان کرد و افزود: با توجه به اینکه فرآیندهای بسیاری موجود بود امکان پیاده سازی همه آنها وجود نداشت، بنابراین فرآیندهای اصلی برای تهیه نقشه های مفهمومی خلاصه سازی شد و در نهایت به ۲۰ فرآیند کلیدی دست پیدا کردیم که باید با اولویت بندی بارگذاری شود.

صرف سه هزار نفر ساعت کار برای استقرار سامانه مدیریت دانش شهرداری

وی با بیان اینکه در همین راستا و برای بهره مندی صحیح از دانش در شهرداری برای تسهیل فرآیندها، سامانه الکترونیکی طراحی شد، اظهار کرد: در این مسیر، خروجی ها شناسایی و تحلیل مدیریت دانش در شهرداری در قالب تهیه درخت دانش با الگوی شاخه ها و زیرشاخه ها انجام شد.

مدیر مطالعات و پژوهش معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی شهرداری با اشاره به اینکه ۷۰ جلسه کارشناسی برگزار و سه هزار نفر ساعت کار برای استقرار سامانه مدیریت دانش شهرداری اجرایی شده است، گفت: از بین ۹ رویکردی که برای مدیریت دانش در شهرداری اصفهان شناسایی شد، ۴ قالب رویکردی انتخاب شد که نخستین قالب، ایجاد پایگاه دانش فرآیندها است؛ به این معنا که دانش در فرآیندها تولید می شود.

وی با بیان اینکه تشکیل انجمن های خبرگی یا COP ها دومین قالب است به این معنا که در هر سازمان، افرادی خبره برای بررسی دانش در موضوعات مختلف حضور دارند و می توانند تجارب و دانشی که بارگذاری می شود را بررسی و در نهایت تایید، اصلاح یا رد کنند، افزود: سومین قالب هم مدیریت درس آموخته ها (LLM) با رویکرد عملیاتی برای مدیریت دانش و چهارمین قالب هم پرسش و پاسخ سازمانی (QA) است.

مزیت های اشتراک دانش در سامانه مدیریت دانش شهرداری برای کارکنان

وی با اشاره به اینکه همه پرسنل شهرداری از واحد خدمات تا اداری می توانند تجربه های خود برای اجرای یک کار بهتر را با همکاران خود از طریق این سامانه به اشتراک بگذارند، افزود: این سامانه قابلیت جست و جو برای افراد را نیز فراهم کرده و کاربران می توانند مقالات و مطالب مورد نظر خود را در این سامانه جست و جو کرده و به آن دسترسی داشته باشند.

مدیر مطالعات و پژوهش معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی شهرداری افزود: مالکیت معنوی آثار ثبت شده برای کارکنان محفوظ است و ثبت هرگونه مطلب در ارزشیابی کارکنان تاثیر مثبت دارد.

وی با بیان اینکه مطالب ثبت شده از سوی کارکنان قابلیت تدریس از سوی خود آنها را برای سایر همکاران دارد، افزود: بعد از استقرار سامانه مدیریت دانش شهرداری اصفهان به دنبال ایجاد یک نظام جبران و انگیزش هستیم تا مشارکت کارکنان در ثبت تجربیات و مقالات در این سامانه، منجر به تقدیر مالی و برگزاری جشنواره هایی مانند "تجربه برتر" شود.

ابراهیمی تصریح کرد: آموزش به سازمان ها و معاونت های مختلف شهرداری برای پیوستن به این سامانه آغاز شده است.

درخواست شهرداری تهران برای استفاده از سامانه مدیریت دانش شهرداری اصفهان

وی با اشاره به اینکه در این سامانه تجربیات مدیران قبلی شهرداری و کارشناسان خبره هم موجود است، گفت: برای استفاده از تجربیات بازنشستگان شهرداری نیز طی تفاهم با اداره منابع انسانی شهرداری، افرادی که از این پس در شهرداری بازنشسته شوند، باید قبل از ترک خدمت، فرمی را در معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی به منظور ثبت تجربیات خود تکمیل کنند.

مدیر مطالعات و پژوهش معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی شهرداری با بیان اینکه تقاضاهای متعددی از سوی کلانشهرهایی همچون تهران برای دسترسی به سامانه مدیریت دانش شهرداری اصفهان به ما رسیده است، افزود: برای ایجاد چنین امکانی ابتدا باید پروتکل های امنیتی برای قرار گرفتن سامانه در بستر اینترنت، فراهم شود که در آینده این اقدام اجرایی می شود.

اشتراک اسناد طبقه بندی شده در سامانه مدیریت دانش شهرداری

وی اظهار کرد: این سامانه قابلیت به اشتراک گذاری مطالب با سایر دستگاه های اجرایی و خدماتی استان را نیز دارد و اکنون درخواست های دستگاه های مختلف برای بهره مندی از اطلاعات ثبت شده در این سامانه با ارسال نامه مکتوب و ایجاد دسترسی از سوی ما، پاسخ داده می شود.

ابراهیمی افزود: در این سامانه اسناد طبقه بندی شده هم موجود است که دسترسی آن برای برخی افراد ایجاد شده است.

وی با بیان اینکه فرمت فایل های بارگذاری شده در این سامانه از نوع فیلم، عکس و نوشته است، ادامه داد: از دیدگاه ما همه مطالب و تجربیاتی که اکنون در کشوی میز مدیران شهری و پرسنل شهرداری قرار دارد باید خارج شده و در اختیار جامعه مخاطب برای افزایش بهره وری قرار گیرد که برای این کار به دنبال اتخاذ روش های متناسب هستیم.

مدیر مطالعات و پژوهش معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی شهرداری افزود: افزایش دقت و سرعت دسترسی به اطلاعات مورد نیاز درون یک مجموعه یا سازمان نقش موثری در بهبود فرآیندها دارد که معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی فرآیند پشتیبانی برای تحقق این هدف را با ابزارهای مختلف از جمله راه اندازی سامانه مدیریت دانش، تسهیل می کند.