ضرورت دبیرخانه الکترونیک درجهت بالا بردن کارایی و ارتباط هر چه سریعتر با مراجع ذیربط

به گزارش پانا شهرستانهای تهران، یداله شهباز بیگی معاون توسعه مدیریت وپشتیبانی اداره کل آموزش و پرورش شهرستان های استان تهران گفت : مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده آن به اسناد ومدارک با ارزش سازمان تبدیل می شود.

وی افزود: باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیش برد هدف یا اهداف مورد نظر لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه کرد.

شهبازبیگی با اشاره به پیشرفتهای الکترونیکی در دنیای امروز تاکید کرد: داشتن دبیرخانه الکترونیک درجهت بالا بردن کارایی و ارتباط هر چه سریعتر با مراجع ذیربط ضروری است .

این مقام مسئول با تاکید بر تشکیل منظم نشست های صمیمی و تخصصی در این حوزه ، تصریح کرد: ارتقای سطح کیفی دبیرخانه ها و بایگانی اداره کل و مناطق باید در دستور کار قرار گیرد؛ چرا که بایگانی یکی از مهمترین ارکان مدیریت سازمانهاست که نباید از آن غافل شد.

شهباز بیگی ادامه داد.: بایگانی یعنی ذخیره سازی و طبقه بندی دقیق اطلاعات برای بهبود عملکرد سازمان. که این تلاشی است ستودنی و قابل احترام.

معاون توسعه مدیریت وپشتیبانی اداره کل آموزش و پرورش شهرستان های استان تهران با اشاره به ساماندهی پرونده های پرسنلی یادآور شد: ساماندهی پرونده های پرسنلی که در دوبخش از قبل، در دستور کار اداره راهبری مکاتبات و اسناد اداره کل آموزش و پرورش شهرستان های استان تهران قرار گرفته ، سرعت بیشتری یافته است و در بخش الکترونیکی کردن پرونده های پرسنلی از حدود 48 هزار پرونده شاغلین استان ، تقریبا نیمی از آنها اسکن شده است.

معاون توسعه مدیریت و پشتیبانی اداره کل آموزش و پرورش شهرستان های استان تهران با اشاره به اهداف این طرح ، خاطرنشان کرد: بالا بردن ایمنی اسناد در مقابل حوادث طبیعی وغیر طبیعی، از بین رفتن خطرات احتمالی ناشی از جابجایی اسناد، دسترسی به اطلاعات با سرعت وسهولت وامکان تبادل اسنادبه صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی با حفظ ایمنی از اهداف اصلی این طرح می باشد.

در ادامه ، صلاح الدین آدینه وند رییس اداره راهبری مکاتبات و اسناد اداره کل آموزش و پرورش شهرستان های استان تهران، با تاکید بر با اهمیت و حساس بودن کار دبیرخانه و بایگانی ها ، اظهار داشت : كاركنان دبیرخانه و بایگانی افرادی امین ، صبور و كار بلد می باشند، كه توجه ویژه ورسیدگی به مشکل کارکنان این اداره که از حقوق ومزایای کمی نیز برخوردارند ضروری است